Nebenkostenab­rechnung: Einfach erklärt

Sie kommt jedes Jahr aufs Neue – die Nebenkostenabrechnung. Darin findet sich die anteilige Umlegung von sogenannten laufenden Kosten (wie beispielsweise durch den Warmwasserverbrauch oder das Heizen) wie auch jenen für Gartenpflege & Co. auf den Mieter statt. Nicht selten kommt es wegen der Nebenkostenabrechnung zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Mietern und Vermietern. Durchschnittlich jede zweite Nebenkostenabrechnung weist Fehler auf. Hier tut Aufklärung Not, insbesondere die Beantwortung der Frage, worin denn der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten besteht. Es geht also letztlich im Wesentlichen darum, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche hingegen vom Vermieter zu tragen sind.

Daher widmen wir von LAWIO uns im folgenden Beitrag den wichtigsten Fragen zur Nebenkostenabrechnung.

Rechtliche Grundlage von Nebenkosten­abrechnungen

Zu den Pflichten des Vermieters gehört, dass er einmal jährlich die Nebenkostenabrechnung für den Mieter erstellt, wenn dieser eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung leistet. Im §556 BGB findet man die entsprechenden Regelungen zu „Vereinbarungen über Betriebskosten“.

Nebenkosten versus Betriebskosten: Was ist der Unterschied?

Eines gleich vorweg: Umgangssprachlich hat sich inzwischen der Begriff "Nebenkosten" etabliert, wenn es um die sogenannten "Betriebskosten" geht, welche zu einer Mietzahlung hinzukommen.

Der Begriff „Nebenkosten“ beinhaltet solche Kosten, die über die Hauptkosten hinaus anfallen. Aus diesem Grund gelangt dieser Begriff in relativ vielen Bereichen zur Anwendung. In der Folge ist eine allgemeingültige konkrete Definition auch nicht möglich. Vielfach kommt es zur synonymen Verwendung des Begriffs „Betriebskosten“, vor allem im Mietrecht.

Halten wir fest: Im Mietrecht existiert also für den Begriff „Nebenkostenkeine gesetzliche Definition. Gemäß der allgemeinen Ansicht zählen zu den Mietnebenkosten alle Leistungen eines Mieters, die über das Entgelt für die Gebrauchsüberlassung – das heißt der Grundmiete – hinaus verlangt werden. Im Mietrecht ist daher auch von Betriebskosten die Rede. Für jenen Begriff der Betriebskosten besteht hingegen eine Legaldefinition, welche in §1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu finden ist. Somit erfolgt die Definition für Betriebskosten – im Gegensatz zu den Nebenkosten – in gesetzlicher Form.

Demgemäß beinhalten Betriebskosten solche Kosten, welche dem Eigentümer oder auch Erbbauberechtigten via Eigentum oder Erbbaurecht am betreffenden Grundstück oder auf dem Wege des bestimmungsmäßigen Gebrauchs von Gebäude, Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen sowie des Grundstücks laufend entstehen.

In diesem Kontext sind zwei Merkmale hervorzuheben. Zum einen muss es sich bei den Kosten um laufende Kosten handeln. Dies bedeutet, dass einmalig anfallende Kosten, welche beim Betreiben eines Grundstücks ebenso entstehen, nicht unter den Begriff Betriebskosten fallen. Zum anderen sind die Betriebskosten normalerweise vom Vermieter zu tragen. Diese Regelung bezieht sich also auf die Fälle, in welchen der Eigentümer eine Immobilie vermietet oder ähnliches.

Welche Betriebskosten sind umlagefähig?

Es ist stets zu beachten, dass nicht alle Kosten des Eigentümers beziehungsweise Vermieters im Sinne der Betriebskostenverordnung als umlagefähige Betriebskosten zu klassifizieren sind, auch wenn es sich bei jenen um Nebenkosten im gängigen Verständnis handelt.
Paragraph 2 Betriebskostenverordnung listet hierzu detailliert auf, welche Kosten auf den Mieter umlegbar sind.

Hierzu zählen neben der Grundsteuer auch die Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung sowie Heiz- und Warmwasserkosten. Weiter lassen sich auf den Mieter die Kosten von verbundenen Heizungs-/Warmwasser Versorgungsanlagen genauso wie für Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, aber auch für Gartenpflege, Allgemeinbeleuchtung, Schornsteinreinigung sowie für Hausmeister, Gemeinschaftsantenne beziehungsweise Breitbandkabelnetz, maschinelle Wascheinrichtung wie auch Sach- und Haftpflichtversicherungen umlegen.

Hinzu kommen die sogenannten „sonstigen Betriebskosten“. Hier werden in der Regel folgende Kosten anerkannt:

  • Aufwendungen für Abwasserreinigungsanlagen
  • Überprüfungskosten für Abflussrohre
  • Wartungskosten von installierter Haustechnik (Alarmanlagen, Notstromaggregate)
  • Blitzschutzanlagen
  • Gasgeräte
  • Feuerlöscher / brandschutztechnischen Einrichtungen
  • Aufwendungen für eine Videoüberwachung
  • Kosten Allgemeinstrom
  • Beleuchtungskosten Heizraum
  • Reinigungskosten Lichtschächte
  • Müllbehälter
  • Kosten der Dachrinnen- und Fassadenreinigung
  • Kosten für einen Pförtner (soweit erforderlich)

Welche Betriebskosten sind nicht umlagefähig?

Doch auch die Liste mit Kosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden können, ist lang. Zu den nicht umlagefähigen Kosten zählen demgegenüber:

  • Versicherungskosten für Mietausfall
  • Rechtsschutz und Umweltschäden
  • Verwaltungskosten (auch jene, die via Hausverwaltung anfallen, genauso wie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)
  • Kosten für Geräte und Arbeitsmittel
  • Reparaturkosten
  • Kosten für Bewachung von Gebäude/Grundstück für Überprüfung des Gesamtzustands von Gebäude/Grundstück
  • Kostenaufwand für Leerstand (leerstehende Wohnungen) sowie für die Neuanlage eines Gartens.

Der Unterschied von Nebenkosten­pauschalen versus Nebenkosten­vorauszahlungen

Gemäß Mietrecht bleibt es dem Vermieter überlassen, ob und inwieweit er die sogenannten Nebenkosten auf seinen Mieter letztlich umlegen möchte. Im Mietvertrag kann folglich eine Nebenkostenpauschale genauso wie eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart werden.

Bei der Nebenkostenpauschale zahlt der Mieter einen bestimmten, vereinbarten Pauschalbetrag. Durch das Zahlen dieser Pauschale sind im Normalfall alle Nebenkosten abgegolten.

Die Nebenkostenvorauszahlung beinhaltet eine monatliche Vorauszahlung des Mieters. Der Vermieter ist gehalten, diese Nebenkosten einmal jährlich abzurechnen. Wird deutlich, dass die Nebenkosten in dem entsprechenden Abrechnungszeitraum niedriger waren als die empfangene Vorauszahlung, so ist der Vermieter gezwungen, dem Mieter den Überschuss zu erstatten. Verhält es sich umgekehrt, so muss hingegen der Mieter die Nachzahlung leisten.

Nicht immer ist aus dem Mietvertrag eindeutig zu entnehmen, was zwischen Vermieter und Mieter vereinbart worden ist – eine Nebenkostenpauschale oder eine Nebenkostenvorauszahlung. In diesem Fall bedarf es einer Auslegung durch die Gerichte, wobei „Vorauspauschale“ und „anzurechnende Pauschale“ eher Indizien für eine Nebenkostenvorauszahlung sind. Ist eine Vertragsauslegung nicht abschließend möglich, so trägt im Allgemeinen der Vermieter das Risiko. In der Folge gilt für den Mieter immer die günstigste Vertragsregelung.

Nicht immer schätzt der Vermieter die zu erwartenden Gesamtkosten realistisch ein. Kommt es hierdurch zu einer hohen Nachforderung, so hat der Vermieter die Möglichkeit, für das Folgejahr eine Erhöhung der monatlichen Vorauszahlungen und somit der Miete vorzunehmen.

Wie ist die Abrechnung der Betriebskosten geregelt?

Für den einzelnen Mieter errechnen sich die Betriebskosten aus einer Kombination verschiedener Umlageschlüssel, auch als Verteilerschlüssel bekannt: Wohn- und/oder Nutzfläche (nach Quadratmetern), Personenanzahl aller Mieter (Durchschnittswert), Wohneinheiten, Mieteigentumsanteile (allerdings vertragliche Vereinbarung erforderlich), oder der Verbrauch (teilweise gesetzlich vorgeschrieben) sind hier maßgeblich. Ist im Mietvertrag in puncto Nebenkosten kein Verteilerschlüssel fixiert, so gilt die Wohnfläche. Bei Vorhandensein von Wasseruhren ist es möglich, diese Kosten zusätzlich auch verbrauchsabhängig abzurechnen.

Wann erfolgt die Abrechnung der Betriebskosten?

Jetzt stellt sich für Mieter nur noch die Frage des „Wann“ – also die Frage, wann die Betriebskosten vom Vermieter abzurechnen sind. Beziehungsweise: Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

Bei einer vereinbarten Nebenkostenvorauszahlung ist der Vermieter gesetzlich gehalten, die Nebenkosten jährlich abzurechnen (vgl. §556 Absatz 3 BGB). Die Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Angaben enthalten. Dazu zählen insbesondere eine Zusammenstellung der kompletten Kosten für die ganze Liegenschaft, über welche angerechnet werden soll, sowie Angabe und Erläuterung der angewandten Umlageschlüssel. Hinzu kommt die Berechnung des Anteils, welcher die vermietete Wohnung betrifft. Eine Nebenkostenabrechnung, welche diese Anforderungen nicht erfüllt, gilt als formell unwirksam und wird somit auch nicht fällig.

Nach Erhalt der Abrechnung bleibt dem Mieter ein Jahr Zeit, um die Abrechnung zu kontrollieren. Keine Frage: Bei Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist der Vermieter vor Fehlern nicht gefeit – schnell können sich Rechenfehler einschleichen, können Kosten zu hoch angesetzt sein. Kommen dem Mieter Zahlen in der Abrechnung ungewöhnlich (hoch) vor, so steht ihm das Recht zu, alle Belege zu prüfen, welche der Vermieter seiner Abrechnung zugrundegelegt hat. Nicht wenigen ist der Aufwand, das sorgfältige Studium einer seitenlangen Abrechnung, jedoch zu hoch. Die Prüfung der Nebenkosten ist wichtig – sie lohnt sich für den Mieter auf jeden Fall.

Bei einer zu hohen Abrechnung erhält der Mieter Geld zurück. Bei einer zu niedrigen Abrechnung ist lediglich der erste (niedrigere) Rechnungsbetrag zu zahlen. Kam die Abrechnung hingegen zu spät, ist der Mieter von jeglicher Zahlung befreit – es sei denn, den Vermieter trifft keine Schuld in puncto Verspätung.

Häufige Fehler bei der Nebenkosten­abrechnung

Fehler in der Nebenkostenabrechnung können vielfältiger Natur sein. Absichtlicher Betrug ist dabei eher selten, häufiger sind demgegenüber Rechen- oder Formfehler. Ein weiterer Fehler kann in der Abweichung vom Mietvertrag bestehen – in letzterem ist nämlich geregelt, welche Betriebskosten der Mieter zu zahlen hat und auf welchem Weg. Zudem ist im Vertrag fixiert, welche Betriebskosten letztlich auf den Mieter umlegbar sind. Um welche Kosten es sich handelt, weist die Betriebskostenverordnung aus.

Die verspätete Abrechnung ist hier ebenfalls zu nennen: Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter bis spätestens nach Ablaufen des zwölften Monats des Abrechnungszeitraums die Nebenkostenabrechnung zu übermitteln.

Auch der Verteilerschlüssel ist via Mietvertrag festgelegt, mit welchem der Vermieter die jeweiligen Betriebskosten auf die Mieter umlegt. Zu Fehlern kommt es auch bei der Umlage der Heizkosten – diese ist an ein Gesetz gebunden. Demnach müssen wenigstens fünfzig Prozent der Heizkosten nach Verbrauch umgelegt werden. Die Wohnung ist mit entsprechenden Messgeräten auszustatten – dafür hat der Vermieter Sorge zu tragen. Nur so ist auch eine verbrauchsorientierte Abrechnung gewährleistet.

Ein weiterer Fehler kann in einer unvollständigen Betriebskostenabrechnung bestehen. In der Abrechnung müssen bestimmte Informationen erhalten sein – dazu zählen der Abrechnungszeitraum, eine Übersicht der einzelnen Kostenpositionen sowie der zugrundegelegte Verteilerschlüssel der Betriebskosten, der Betriebskostenanteil des Mieters und auch die Summe der geleisteten Vorauszahlungen. Letztlich kann eine Abrechnung auch fehlerhaft sein, weil der Vermieter nicht umlagefähige Betriebskosten aufgeführt hat.

Insbesondere nach dem Verkauf einer Wohnung sowie dem Wechsel der Hausverwaltung weisen Nebenkostenabrechnungen häufig Fehler auf, wie Mieterverbände beobachten. Als Gründe dafür werden angegeben, dass durch den Verkauf das Wissen der bisherigen Hausverwaltung nicht mehr zur Verfügung steht. Außerdem lassen große Wohnkonzerne die Nebenkostenabrechnungen nicht selten von zentralen Hausverwaltungen erstellen, welche mit den Gegebenheiten der einzelnen Wohnungen häufig wenig vertraut sind.

Wie auch immer – bei Unklarheiten besteht die Möglichkeit der Prüfung einer Nebenkostenabrechnung. Dies kann auch ganz unproblematisch im Internet erfolgen – dazu einfach die betreffende Abrechnung binnen weniger Sekunden hochladen und innerhalb kürzester Zeit ein individuelles Prüfergebnis erhalten. Endgültig abgerechnet wird zum Schluss – selbst bei der Nebenkostenabrechnung!