Nebenkostenabrechnung

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Nebenkostenabrechnungen

Jedes Jahr aufs Neue muss sie erstellt werden und etliche Male gibt es Meinungsverschiedenheiten zwischen Mietern und Vermietern: Die Rede ist von der Nebenkostenabrechnung. In ihr werden alle laufenden Kosten wie Heiz- und Warmwasserkosten oder Kosten für den Winterdienst anteilig auf die Mietparteien eines Hauses umgelegt. Die Praxis hat gezeigt, dass etwa jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch ist und nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Ein Grund mehr, sich umfassend mit dem Thema zu beschäftigen.

Die wichtigsten Begriffe

Was aber sind Nebenkosten überhaupt und worin unterscheiden sie sich von den Betriebskosten? Die Betriebskostenabrechnung ist vom Gesetzgeber genau geregelt; die der Mietnebenkosten hingegen nicht. Alle Betriebsaufwendungen sind grundsätzlich auch Nebenkosten; umgekehrt gilt dies nicht. Grundsteuer, Wasser oder Müllabfuhr – die meisten Nebenkosten sind unvermeidlich.

In der Regel leistet der Mieter jeden Monat eine Betriebskostenvorauszahlung. Allerdings handelt es sich um einen Pauschalbetrag. Ob dieser ausreicht, um alle laufenden Kosten zu decken oder gar eine Überzahlung stattgefunden hat, stellt die jährliche Abrechnung fest. Am Ende des Abrechnungszeitraums muss der Mieter also eine Nachzahlung leisten oder darf sich gegebenenfalls über eine Rückerstattung freuen.

Welche Kosten können überhaupt umgelegt werden?

Ein wichtiger Streitpunkt bei der Nebenkostenabrechnung sind die umlagefähigen Kosten. Hier eine Aufstellung aller Kosten, die auf die Mieter umgelegt werden dürfen:

  • Kosten für die Grundsteuer, auch als Bodenzins bekannt
  • Kosten für eine Entwässerungsanlage
  • Lohnkosten für einen Hausmeister, solange er keine Verwaltungs- und Instandhaltungsarbeiten ausführt
  • Kaltwasserkosten
  • Kosten für Wärmeversorgung
  • Kosten für die Warmwasserversorgung
  • Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Kosten für Strom und Wartung eines Fahrstuhls
  • Kosten für die Schornsteinreinigung
  • Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Kosten für Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
  • Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Stromkosten für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
  • Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
  • Kosten für Betrieb einer Waschküche
  • Kosten für Gartenpflege
  • Kosten für einen Aufzug
  • Sonstige Kosten (etwa die Rauchmelderwartung)

Vor allem der letztgenannte Punkt, die sonstigen Kosten, führen häufig zu Missverständnissen zwischen Mieter und Vermieter. Gibt es einen Pförtner für das Haus oder fallen Kosten für eine Alarmanlage an, zählen diese zu den sonstigen Betriebskosten und können auf die Mieter umgelegt werden. Auch die Kosten für einen Aufzug im Haus haben sich alle Mieter gleichmäßig zu teilen. Zahlen muss also auch der Mieter im Erdgeschoss, der den Lift unter Umständen gar nicht nutzt. Alle vorgenannten Kosten dürfen zwar auf die Mieter umgelegt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass sich eine entsprechende Klausel im Mietvertrag befindet. Gibt es eine solche Klausel nicht, kann der Vermieter die Kosten nicht ohne Weiteres umlegen. Wichtig: Sämtliche Instandhaltungs- und Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Was zählt dagegen zu den nicht umlagefähigen Kosten?

Es gibt viele Posten, die als Nebenkosten nicht in der Betriebskostenrechnung auftauchen dürfen. Nicht zu den Wohnungs-Betriebskosten zählen beispielsweise:

  • Kosten für eine Hausverwaltung
  • Kosten für eine Rechtsschutzversicherung oder eine Mietverlustversicherung des Vermieters
  • sämtliche Reparaturkosten
  • Kosten für einen Kammerjäger zur Ungezieferbeseitigung
  • Kosten für einen Wohnungsleerstand in einem Mehrfamilienhaus
  • Kontoführungs- oder andere Bankgebühren
  • einmalig anfallende Ausgaben für die Umgestaltung oder die Neuanlage des Gartens
  • Kosten für die Anschaffung von Gartengeräten, Müllbehältern oder Schneeschaufeln
  • Kosten für die Erneuerung des Gehwegbelages

Tauchen diese Art Kosten in Ihrer Abrechnung auf, können Sie als Mieter Widerspruch einlegen. In der Praxis kommt es leider vor, dass der Vermieter einige gängige Tricks anwendet. So sind Reparaturkosten häufig als Wartungskosten getarnt. Am Beispiel der Heizung ist das recht einfach erklärt: Die jährlich stattfindende Inspektion der Heizungsanlage kann problemlos auf die Mieter umgelegt werden, eine Heizungsreparatur jedoch nicht. Der Vermieter muss seine Heizungsfirma einfach bitten, statt Reparaturkosten den Begriff Heizungswartung in der Rechnung zu verwenden. Prompt kann er die Kosten umlegen. Ein sehr hoher Posten Wartungskosten kann ein Indiz auf einen solchen Täuschungsversuch sein.

Wann wird die Nebenkostenabrechnung erstellt und welche Fristen sind zu beachten?

Für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung hat der Vermieter zwölf Monate Zeit. An diese Frist hat er sich zwingend zu halten. Gelingt ihm das nicht, kann er im Nachhinein keinerlei Forderungen mehr an den Mieter stellen. Dabei ist zu beachten: Der Abrechnungszeitraum muss nicht zwingend dem Kalenderjahr von Januar bis Dezember entsprechen. Beide Parteien kommen nach 30 Tagen automatisch in Zahlungsverzug. Ist dem Mieter also eine Abrechnung mit einer Forderung zugegangen, sollte er diese nach Zugang binnen 30 Tagen überweisen. Wichtig sind ebenso die Fristen für den Widerspruch. Eine ausreichend lange Widerspruchsfrist, während der er die Abrechnung in Ruhe kontrollieren kann, muss dem Mieter gewährt werden. Zu diesem Zweck kann er beim Vermieter die Einsicht in diverse Rechnungen und Belege verlangen.

Die häufigsten Fehler in der Abrechnung

Im Mietvertrag ist genau geregelt, wie die Nebenkostenabrechnung zu erfolgen hat. Hier steht nicht nur, auf welche Art der Mieter die Kosten zu bezahlen hat, sondern auch, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können. Anstelle einer detaillierten Aufstellung der einzelnen Kosten findet man häufig die Formulierung „Neben der Miete sind Betriebskosten nach §2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“ Auch diese ist rechtlich zulässig. Der Verteilschlüssel für die Umlage der Betriebskosten kann vom Vermieter relativ frei gewählt werden. Das gilt allerdings nicht für die Heizungskosten. Mindestens 50 Prozent der Heizungskosten müssen nach Verbrauch umgelegt werden. Im Zweifelsfall muss der Vermieter die Mietwohnungen mit entsprechenden Wärmemengenzählern ausstatten, um eine genaue Abrechnung zu erhalten. Hält er sich an diese Vorgabe nicht, ist der Mieter berechtigt, die Kosten für die Heizung um 15 Prozent zu mindern. Die Heizkosten und auch die Warmwasserkosten zählen zu den sogenannten „warmen Kosten“. Sie müssen in der Betriebskostenabrechnung separat aufgeführt werden.

Der Mieter sollte die Nebenkostenabrechnung nicht nur auf ihre rechnerische Richtigkeit hin überprüfen. Auch dürfen wichtige Angaben wie der verwendete Verteilschlüssel, der Abrechnungszeitraum und die Gesamthöhe der anfallenden Kosten nicht fehlen. Sollten Sie als Mieter diese oder ähnliche Fehler in der Abrechnung entdecken, sprechen Sie am besten mit einem Rechtsanwalt ab, wie Sie sich im Zweifelsfall verhalten sollten.

Nicht nur Fehler bei der Berechnung selbst sind recht häufig. Vielfach wird auch der korrekte Abrechnungszeitraum nicht beachtet. Wann die Nebenkostenabrechnung genau zu erfolgen hat, ist in § 566 Abs. 3 BGB genau geregelt. Der Vermieter hat demnach genau zwölf Monate Zeit, seine Abrechnung zu erstellen. Soll also beispielsweise eine Mietnebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr vom 01.01. bis zum 31.12.2020 erstellt werden, muss diese dem Mieter bis spätestens 31.12.2021 zugehen. Entscheidend ist dabei, wann das Schreiben dem Mieter zugeht. Wird es beispielsweise nach 19 Uhr in den Briefkasten des Mieters geworfen, ist rechtlich gesehen nicht davon auszugehen, dass das Schreiben dem Mieter rechtzeitig zugeht.

Beachten sollte man weiterhin, dass man die Kosten jeweils nur für einen Zeitraum von zwölf Monaten berechnet. Ob es sich dabei tatsächlich um das Kalenderjahr von Januar bis Dezember oder um einen anderen Zeitraum handelt, ist zweitrangig.

Die Heizkostenabrechnung und ihre Besonderheiten

Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Betriebskostenabrechnung, auf welche Sie als Mieter ganz besonderes Augenmerk legen sollten. Wie vorweg bereits erwähnt, müssen mindestens 50 Prozent der Kosten für Heizung und Warmwasser nach Verbrauch umgelegt werden. Es gibt jedoch eine Ausnahmeregelung: Ein Verteilschlüssel von 30:70 ist in den meisten Fällen ebenso gestattet. In diesem Fall werden 70 Prozent der Heizkosten nach dem Verbrauch umgelegt. Folgende Voraussetzungen müssen für diese Regelung erfüllt sein:

  • Gebäude, die mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt werden und
  • in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind
  • gilt auch für Gebäude, die „die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 16. August 1994 nicht erfüllen

In der sogenannten Heizkostenverordnung ist genau geregelt, wie eine Heizkostenabrechnung auszusehen hat. Eine Heizkostenverordnung ist nur dann rechtsgültig, wenn sie folgende Angaben enthält:

  • Ersteller der Abrechnung
  • Abrechnungszeitraum
  • Brennstoffkosten
  • alle Heiznebenkosten
  • Verteilerschlüssel
  • tatsächlicher Verbrauch
  • geleistete Vorauszahlung
  • zu zahlende beziehungsweise zu erstattende Gesamtkosten

Prüfen Sie als Mieter Ihre Abrechnung also genau und legen Sie Widerspruch ein, sollte sie nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Eine Heizkostenabrechnung kann Ihnen als Mieter gesondert zugehen oder auch Teil der Mietnebenkostenabrechnung sein. Heizkosten als Mietnebenkosten machen einen großen Teil der Nebenkosten aus. Zu diesen Nebenkosten zählen unter anderem Kosten für die Wartung der Heizungsanlage, Kosten der Abgasmessung und Verbrauchserfassung und natürlich die Brennstoff- und Lieferkosten. Heizkosten sind also nicht alleine Verbrauchskosten; ein Teil stellen die sogenannten Grundkosten dar. Reparaturkosten sowie Kosten für die Finanzierung einer neuen Heizungsanlage dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Wie hoch Ihre Heizkostenabrechnung ausfällt, ist von drei wesentlichen Faktoren abhängig: Den Energiepreisen in Ihrer Region, den Witterungsbedingungen und natürlich von Ihrem persönlichen Heizverhalten. Für eine 70 Quadratmeter große Wohnung können Sie durchschnittlich von 700 bis 800 Euro Heizkosten im Jahr bei einer Versorgung mit Erdgas oder Heizöl ausgehen.

Wohnen Sie in einem Mehrfamilienhaus, ist der Vermieter vom Gesetz her verpflichtet, Ihre Wohnung mit speziellen Erfassungssystemen auszustatten. Dabei handelt es sich in der Regel um Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler. Gibt es eine zentrale Wasserbereitung im Haus, muss auch der Warmwasserverbrauch entsprechend mit Warmwasserzählern gemessen werden.

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